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为企业“管”好家当

2011-02-28 16:19:44

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   “散场后把未喝的酒水饮料和设备器材统一整理好,联系车辆运回公司,最后再检查看看有什么遗漏的地方。”随着2011年年会的结束,后勤组组长刘燊终于松了口气。几个月来的辛苦历历在目,小到菜单、餐具的选择,大到人员安排、现场指挥、各方协调都需要刘燊的统筹规划。这次任务对刘燊来说,既是领导对自己多年工作的肯定,更是自我检测的一场战役。

   “是金子总会发光的。” 一直以来正是这样一个信念鼓舞着刘燊不断努力,才有了今天的成功。

    2004年,刘燊来到超大,从办公室文员做起,由于当时人手不足,各种角色的工作都要尝试。她接过电话、发过信件、管理员工宿舍、整理收藏档案文件,尽管办公室的活干起来既多又杂也很辛苦,但对刘燊来说,却是一个学习、锻炼的平台。“宝剑锋从磨砺出”,依靠着自己的认真和努力,在各项工作的尝试中学习总结着,刘燊终于一步步成长起来,完成了文员到办公室行政主管的蜕变。

    行政工作事小而杂。从档案管理、文件起草、综合协调的文秘工作,到活动组织、办公用品采购、宿舍管理等的行政工作,都需要刘燊付出极大的耐心和细心,要认真对待每一项工作。

    随着集团的发展壮大、员工人数的日益增多,办公用品繁琐的领用程序常遭到大家的抱怨,同时也造成一定程度的浪费。在低碳环保理念的刺激下,结合网络平台的优势,刘燊提出实行一种无纸化办公,即通过集团推出的0A办公系统进行办公用品的领用。“网上申领物品,既不容易遗忘,也方便我们进行统计总结。同时操作简单,一目了然,一试行就受到大伙的好评。”刘燊边说边打开OA系统申领起自己所需的办公用品。简单的“模糊查询”可以方便地找出自己所需要的办公用品;跳出的物品选项中都配有各自的价格,为领导在审核批示时提供了依据;同时多人申请可一次性统一完成,方便快速多了。在成功完成办公用品网上申领的转型后,刘燊还适时推出了网上会议室的预定、办公设备的报修、电话业务的网上办理等项目,真正实现了现代化办公,大大提高了工作效率,节约了不少办公成本。

    做好一件事情并不难,难的是把一件事情做深,做细,做透,让下一件事情做得更好。身为办公室的行政主管,刘燊明白自己更多地要发挥承上启下、协调左右、联络内外的枢纽作用。过去,集团总部和基地的信息往来很大程度上通过传真和电子邮件进行,可对于销售一线的业务员来说,随时掌握产品的价格、产量、分布等信息显得尤为重要。当集团和中国移动建立了战略伙伴关系后,负责外联工作的刘燊在详细了解了业务员的需求后,积极和移动沟通,提出能否为我们开创一个信息平台,依靠这个平台可以实现信息在个体和企业之间的传递,这样即使不在电脑或传真机旁,通过手机就能接收各种即时消息,互通有无。如今,不仅是产品价格波动,甚至是一个会议通知,一条过年祝贺短信都能通过这个平台第一时间发送到大家的手机里。

   “接下来我们要继续联合中国移动为公司车队开发GPS全球定位系统,这样不仅方便司机认路,也便于我们掌握大家的位置,保持联系。”对下一步工作计划,刘燊已做好设想。在刘燊看来,成功离自己还很遥远,只有一步一个脚印,披荆斩棘,才能开辟一条成功之路。