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小团队打“大战”

2008-11-30 16:19:37

    05—07年福州海峡经济贸易会台湾展、06年厦门博览会台湾展、07年台湾农产品大陆展、08年海峡两岸(福建漳州)花卉博览会……近年来超大成功筹办了多场有规模、有影响力的台湾农产品展会,带动了一批优秀的台湾农业企业到大陆寻求技术、贸易合作,促进了海峡两岸农业合作的进一步发展,在推介台湾农产品和两岸农业经贸往来方面积累了大量宝贵经验。

    近日海协海基两会会长友好会谈,使两岸关系发展步入新的里程。超大也将为促进海峡两岸农产品经贸交流与合作构建更为广阔的舞台。

    11月25日,一封来自第十届海峡两岸(福建漳州)花卉博览会筹委会的感谢信发到超大。信中对超大在花博会中的贡献给予了高度评价:“……特别是由贵单位具体承办的2008年台湾农产品博览会,是首次在我省举办的、迄今为止全国规模最大、规格最高的台湾农产品展销会,在海峡两岸引起很大反响,对推动两岸农业合作和加快海峡经济区建设具有重要的意义,在此,花博会筹委会对贵单位所做出的突出贡献表示最诚意的感谢。”

    11月22日,第十届花博会暨2008台湾农产品博览会圆满落幕。作为全国规格最高、规模最大的台湾农产品展销会在福建漳州的胜利举办有着特殊的意义。漳州是全国农业最发达的地区之一,农业资源丰富,同时还是台胞的主要祖籍地,两岸农业合作的前沿平台,这样大规模的台湾农产品展销交流盛会对漳州农业发展、对海西建设具有重要的推动作用,但漳州市需要承担艰巨的任务,而漳州市已经在花博会筹备上投入了大量的资源和精力,如何在确保花博会比往届出新、出彩的基础上,顺利举办全新一届的台湾农产品博览会成为漳州市面临的主要考验。

    基于充分信任,漳州市决定把2008台湾农产品博览会的具体承办任务交给超大。近6000平方米的展馆规划设计装修,数百家台湾参展单位的招商、组织、接待工作,来自不同单位、分类众多的农产品的通关作业以及200多名志愿者管理组织工作,落到了超大的肩上。而超大派出的筹备团队仅14人,平均年龄不到三十岁,其中有三位是刚毕业的大学生,半数以上没有办展经验。然而筹备过程却有条不紊,开展期间滴水不漏。

    开幕式前两个月,在超大总部召开了展会工作安排会议。会议确定了“提早准备、分工明确、事无巨细”的工作原则成为这次展会的行动指标。

    展厅的设计装修是首要解决的任务,战略研究所企划中心设计员小廖翻开了一本精美的花博会台湾馆设计图册介绍说,“图纸上的设计创意最终落地生根,施工是最辛苦、也最需要耐心的一项工作!”

    开幕式前半个月,企划中心就派驻工作人员来到展会现场指导施工作业。100多个台湾企业展示台和7个综合大型展示台,每个展示台的图板张贴、灯光的亮度与角度调整、展台的尺寸与比例核对等监理工作都要准确无误。在施工现场,每天早晨工人还未进场,工作人员已经来到场地计划当天的任务;工人施工的时候,他们必须一直巡视,及时对照施工图纸进行指导;午餐晚餐都只在工地吃,到了晚上工人下班后,工作人员还要把现场再检查一遍施工进度,并做好当天施工记录后才能回到住处。

   “施工现场是冷清的,但当看到展会开始后,那人潮涌动的场面,我们就觉得心里暖洋洋的,一切付出都值得!”企划中心为每一次成功筹办展会而感到十分高兴。

    展厅设计装修是筹办展会的“冲锋”任务,而在展会开始后,产品组织工作就是“主攻区域”了。由于展台面积有限,许多台湾的货品需要存放到临时的仓库内,如何保证数百家台商、近万件货物有序存放并顺畅出入,超大年轻的展会团队给出了答案。

   “虽然是临时的仓库,但我们是按照严格的超大基地仓管制度来操作的。”临时“仓管”方光丹认真地说。在展会超大仓库里,《绿色时代》看到货物都被分类,并整整齐齐的放置特定区域内,每一箱货物标上了与展台相对应的编号,无论是入库还是出库,都有专人在单据上详细的记录货号、领取时间、领取人员等数据,货物出入库需要证件出示核对后方可通行。每天闭馆后,现场管理人员、后勤小组都会集中到仓库里帮助仓管一起进行日盘点工作,核对数据准确无误后才一同下班。凌文鹏是漳州花博会参展90多位台商中一位,他的产品数目众多,但是却没有一件货物因为出入库交接问题而丢失,展会结束时他握着超大员工的手高兴地说:“超大承展让我很放心,希望明年还能来参加展出。”

     这届花博会中,超大一共接待了数百人的参展台商。这近百人的参展团的食、住、行后勤服务也是超大承办展会中艰巨的任务之一。

    在台湾农产品展览会上穿插了这样一件小事:中午时分,超大后勤组正为台湾展商发放快餐。在c-12展台,后勤组员工拿出了一个标记有“素”字样的特殊饭盒送到台商周宝财的手中,周宝财连声道谢。原来超大后勤组了解到有几位台商是素食主义者,特意订了几分素菜的盒饭供应。

    “把后勤工作搞好需要耐心、细致的服务性意识!”超大展会后勤组长小黄的公文包里满满都是展会后勤安排表,例如什么时候台商到机场,什么时候安排台商入展馆,台商酒店住房的安排,每一个环节小黄都做到心中有数,及时与台方、展会主委会联系沟通,确保在展会期间台商的食宿顺利。后勤工作决定了这个任务常常需要四处奔走办事,几天的行走让小黄的脚都起水泡了,小黄却常常半开玩笑说:“展会结束时,我的鞋也要光荣退役了!”

    花博会台湾展览区开展后,近6000平方米的展区人流量十分巨大,现场志愿者的有序管理是保证展会顺利安全进行的“润滑剂”。因此超大展会小组在开幕之前就召集200多名志愿者们进行培训,明确志愿者的职责,根据过往筹办经验编出《志愿者工作手册》发放给志愿者们,从对产品的特性介绍到展会工作注意事项,全盘地对志愿者进行指导。来自漳州农校的志愿者郭雨薇圆满地完成了花博会的工作任务后,感慨地说:“我是第一次参加花博会,通过岗前培训让我避免了工作上许多错误,更好地尽到了我志愿者的职责。”

    花博会台湾农产品展览区最终圆满的举办后,超大的展会小组这个年轻的团队也打赢了这场艰难的“大战”,这时候大家身上是疲惫的,脸上却洋溢着自豪的笑容。